Zu unserem Alltag als vereidigte und juristische Übersetzer gehört auch die Aufklärungsarbeit beim Kunden. Dies gilt zum Beispiel für die von vielen Behörden irrführende Verwendung des Begriffs „beglaubigt“, wenn es eigentlich um bestätigte oder amtliche Übersetzungen geht. Kunden gehen so häufig davon aus,  als Übersetzer seien wir in der Lage, die Übereinstimmung einer Abschrift mit ihrem Original zu bescheinigen. Das ist aber nicht der Fall.

Ähnliche Missverständnisse gibt es im Bereich des internationalen Urkundenverkehrs.

Apostille, Legalisation, Überbeglaubigung, Vorbeglaubigung…

Dieses Wirrwarr von Begriffen führt nicht nur bei Privatkunden, sondern auch bei Rechtsanwälten oder Notaren, zu Unklarheiten.

In diesem Beitrag soll es weniger darum gehen, die unterschiedlichen Verfahrensarten für die Beantragung der Unterschriftsbeglaubigung darzustellen oder die Art von Urkunden zu nennen, die beglaubigt werden müssen (dafür verweisen wir auf diesen Artikel unserer Kollegin Sarah Schneider). Vielmehr möchten wir Ihnen eine Übersicht der zuständigen Behörden zur Verfügung stellen, um Ihnen die Abwicklung  der Anerkennung Ihrer Hochschulabschlüsse, der Gründung Ihrer Gesellschaft, der Vorlage Ihrer Gerichtsunterlagen usw. zu erleichtern.

Sollten Sie noch nicht wissen, ob Sie für die Vorlage Ihrer in Deutschland ausgestellten Dokumente eine Apostille oder Legalisation brauchen, können Sie dies hier prüfen:

– Übersicht der Länder, die dem Haager Apostille-Übereinkommen beigetreten sind

– Kurzübersicht und Informationen hinsichtlich der Frage, ob für die Anerkennung öffentlicher Urkunden im Ausland eine Legalisation oder Apostille erforderlich ist

Übrigens: Zurzeit gibt es (noch) keinen spanischsprachigen Staat, mit dem die Bundesrepublik Deutschland durch einen bilateralen völkerrechtlichen Vertrag die Befreiung von jeglichen Förmlichkeiten für die Vorlage öffentlicher Urkunden vereinbart hat.

Für die Apostillierung zuständige Behörden

Die für die Apostillierung zuständige Behörde variiert je nach Art der Urkunde. Sie können diese der Webseite des Auswärtigen Amts entnehmen, die wir hier tabellarisch zusammengefasst haben:

Urkunden des Bundes (außer Urkunden des Bundespatentgerichts)	Bundesverwaltungsamt
Urkunden der Justizverwaltungsbehörden Urkunden der ordentlichen Gerichte (Zivil- und Strafgerichte) Notarielle Urkunden	Ministerien (Senatsverwaltungen) für Justiz Land- und Amtsgerichtspräsidenten
Urkunden der Verwaltungsbehörden	Ministerien (Senatsverwaltungen) für Inneres Regierungspräsidenten Präsident des Verwaltungsbezirks Bezirksregierungen, je nach Bundesland unterschiedlich

Legalisationsverfahren

Im deutsch-spanischen Urkundenverkehr gilt aktuell: die Dominikanische Republik und die Republik Kuba sind die einzigen lateinamerikanischen Länder, mit denen der Behördenverkehr aktuell über Legalisationen erfolgt. 

Gerichtliche und notarielle Urkunden	Land- und Amtsgerichtspräsidenten
Urkunden der Verwaltungsbehörden	Ministerien (Senatsverwaltungen) für Inneres Regierungspräsidenten Präsident des Verwaltungsbezirks Bezirksregierungen Regierungspräsidenten Präsident des Verwaltungsbezirks Bezirksregierung; je nach Bundesland unterschiedlich – in Ländern, in denen keine Regierungsbezirke eingerichtet sind: die Landesinnenministerien
Urkunden der Schulen oder Hochschulen	wie bei den Urkunden der Verwaltungsbehörden in Baden-Württemberg, Brandenburg und im Saarland gelten jedoch abweichende Zuständigkeiten)
Handelspapiere	Industrie- und Handelskammern sowie Handwerkskammern
Polizeiliche Führungszeugnisse	Bundeszentralregister beim Bundesamt für Justiz in Bonn

Beglaubigung von bestätigten („beglaubigten“) Übersetzungen

Wir, die Übersetzerinnen von iurisTranslate, sind als „Traductoras Juradas“ auch vom spanischen Außenministerium ermächtigt. Spanische Botschaften nehmen unsere Übersetzungen ohne weitere Überbeglaubigung an. Dies gilt auch für viele lateinamerikanische Botschaften. Fragen Sie uns hierzu gerne an. In jedem Fall sparen Sie sich den mit einer Überbeglaubigung verbundenen Zeit- und Kostenaufwand.

Für Übersetzungen, die von in Deutschland beeidigten Übersetzern angefertigt und bestätigt worden sind, ist Folgendes zu beachten: Selbst wenn die Übersetzungen mit einem Bestätigungsvermerk oder -stempel eines öffentlich beeidigten oder anerkannten Übersetzers versehen sind, gelten diese als Sachverständigenleistungen und nicht als öffentliche Urkunden. Die Verfahren der Beglaubigung, Legalisation und Apostillierung sind daher hier nicht anwendbar.

Nichtsdestotrotz muss in einem letzten Schritt noch die Unterschriftsbeglaubigung (Auslandsbeglaubigung) für die Unterschrift des Übersetzers eingeholt werden. Zuständig ist hierfür der zuständige Gerichtspräsident, der die Eigenschaft des Übersetzers als anerkannter Sachverständiger bestätigt oder dessen Unterschrift beglaubigen kann. In unserem Fall sind dies die Präsidenten des Landgerichts Münster, des Landgerichts Düsseldorf und des Landgerichts Köln. Wenn Sie solch eine Auslandsbeglaubigung benötigen, können wir die Antragstellung beim entsprechenden Landgericht für Sie übernehmen. Sprechen Sie uns hierzu gerne an.

Übrigens: Dieser amtliche Vermerk ist eine öffentliche Urkunde, für die anschließend eine Haager Apostille oder die Legalisation erteilt werden kann. Klingt nach einem Teufelskreis, oder?

Wir helfen gerne, wenn noch Fragen offen geblieben sind!